Módulo de inventarios y facturación: Las empresas que facturan por: Movimiento 7. Facturación P.O.S que se les genere el mensaje de alerta "La caja 'número de la caja' estaba abierta en otra ventana con el usuario 'nombre del usuario'", el cual no les permite continuar facturando.

Este mensaje se genera por dos posibles razones: la primera, porque realmente el usuario enunciado, está facturando en otro equipo ó en otro pantallazo con la misma caja a la que se esta tratando acceder. La segunda razón, es que el usuario esté facturando y se haya generado una salida brusca del sistema (bajón eléctrico, bloqueo por virus, falla técnia … ).

La forma de solucionarlo es ingresando al sistema nuevamente, con un usuario que tenga permiso de configurar cajas por Parámetros D. Definición de Cajas, se ingresa el número (#) de la  caja indicado en el mensaje de alerta, se hace click en el botón “Modificar” y se inactiva la opción “Caja Activa”.

Todos los módulos del Software AVANSIS Mensaje acerca de Tabla dañada: Cuando realizamos algún procedimiento en el programa donde interviene una tabla dañada, el programa genera un mensaje de alerta " La tabla 'ruta de la tabla' esta dañada, debe repararla antes de continuar."

Este mensaje se genera al intentar abrir una tabla que tiene un sector malo, ejemplo.: Si la tabla ventas1.dbf esta dañada y se trata de ingresar a la opción de ventas desde el módulo de inventario, el programa generará un mensaje de alerta que indica la ruta de ubicación de dicha tabla con el fin de realizar la reparación respectiva. Este mensaje se genera principalmente por interferencias continuas en la energía eléctrica, cierres indebidos del programa, falta de UPS por cada equipo en que se encuentre instalado el programa.  La forma de  solucionarlo es apuntar la ruta de ubicación de la tabla dañada que indica el mensaje, ej.: La tabla “c:\avansisg\inventa9\datos\ventas1.dbf” esta dañada, debe repararla antes de continuar, para este caso, se debe tomar el siguiente apunte: “c:\avansisg\inventa9\datos\ventas1.dbf”, con esta ruta, nos dirigimos al icono ARREGLO TABLAS que debe estar en la carpeta AVANSIS GRAFICO ubicada en el escritorio de cada equipo donde se encuentre instalado con el programa. Hacemos doble click en este ícono y seguimos los siguientes pasos:

Click botón “Open_Table”

Click Escritorio, ubicado al lado izquierdo de la ventana

Doble Click Equipo ó MI PC y seguimos la ruta que generó el mensaje de AVANSIS para este caso, abrimos la unidad C:, abrimos la carpeta AVANSISG, abrimos la carpeta INVENTA9, abrimos la carpeta DATOS y ubicamos la tabla que reportó el mensaje “VENTAS1.DBF“, la cual debemos  seleccionar y hacer click en ACEPTAR. En este punto, el programa retorna a la ventana principal del programa ARREGLO DE TABLAS, debemos ubicar alguno de los botones “CHANGE” que se activan y hacer click sobre él (Puede ser uno o varios, hacemos click sobre cualquiera), de esta manera se repara la tabla que reportó el mensaje inicial y por precaución se realiza una revisión automática para verificar si existe alguna otra tabla con inconsistencias, este proceso se lleva a cabo haciendo click sobre el botón “OPPEN FOLDER”  y seguidamente hacer click en AUTO_REPAIR MODE, acto seguido, el programa realizará un recorrido tabla por tabla revisando cual presenta inconsistencia y genera un informe donde reporta todas las tablas y el resultado de la revisión, “X  –  -” significa que la tabla esta buena, “X  X  -” significa que la tabla esta dañada y no se pudo reparar, en este caso, se debe comunicar con la Recepción de Compumedios para así programar la revisión con algún asesor, ” X  X  X “, significa que la tabla estaba dañada pero el procedimiento que se acabó de correr, la reparó.

Módulo Contable: Duplicidad en información contable: Al generar los auxiliares por cuenta o por tercero y se visualiza la información duplicada o triplicada.

Esto se debe a que en la tabla de terceros se genera uno o varios renglones en blanco. Para solucionar este inconveniente se debe realizar los siguientes pasos:
Cerrar el programa AVANSIS  en los equipos dejando abierto solo una ventana en el equipo donde se va a realizar el procedimiento (preferiblemente el equipo servidor) “Proceso de tipo Monousuario”.
Copia de Seguridad: Módulo de Contabilidad (Opciones-A).
Empaquetar Terceros: Módulo de Contabilidad (Opciones-7)
Responder SI a los dos mensajes de alerta que el sistema generará.
Esperar que el sistema muestre el mensaje  “Proceso finaliza con Éxito

Módulo de Inventarios y facturación: Documento abierto en otra ventana.

Este mensaje o aviso generalmente sale cuando el sistema tuvo un cierre brusco como se explicó anteriormente en el numeral uno y el documento que actualmente se estaba diligenciando queda sin cerrarse correctamente.

La solución a este mensaje de error, consiste en entrar nuevamente al programa con un usuario que tenga permiso para cerrar documentos y seleccione con el buscador menos-enter el documento que se encuentra abierto; el programa indicará nuevamente el mismo mensaje de error, pero al darle aceptar,  carga nuevamente el documento permitiendo su diligenciamiento a plenitud.

Módulo de Inventarios, facturación y compras: Los saldos de las bodegas no corresponden al saldo que da el sistema en el kárdex.

Se debe de ingresar en el módulo de inventarios y realizar primeramente una copia de seguridad. Después ingresar por: Opciones – b Auditoria Contable – 5. Confrontar maestro vs histórico, en este punto se escoge la opción 3 relacionar y cuadrar artículos.
El sistema desplegará un informe con las diferencias entre el movimiento histórico y el saldo actual del archivo maestro de artículos; al imprimirlo o presionar escape, el sistema pregunta: Está seguro de cuadrar el maestro?,  a lo cual se le indica que si y acto seguido, el programa actualiza el saldo en el archivo maestro, de acuerdo a los datos que reporta el movimiento histórico.

Como habilitar un año en contabilidad e inventarios.

Para habilitar un año en contabilidad se ingresa por Opciones I- configuración general en la casilla años habilitados se le da adicionar y se coloca el nuevo año a habilitar.
En inventarios se ingresa por Opciones C- configuración general en la pestaña de configuración contable se encuentra la casilla de años habilitados, igual que en contabilidad se le da adicionar y se coloca el año a habilitar.

Índice dañado

El índice no corresponde a la tabla, elimine el archivo de índice y vuelva a generarlo: Este mensaje se genera principalmente cuando se presentan interferencias continuas en la energía eléctrica, cierres indebidos del programa, falta de UPS por cada equipo en el cual se instala el programa, alguna falla técnica, etc. La forma de solucionarlo es identificando primeramente, el módulo en el cual reportó el mensaje, luego realizar una copia de seguridad (Ruta Inventario: Opciones, 7  –  Ruta Contabilidad: Opciones, A) y por último se realiza un proceso llamado “Re-indexar Tablas” (Ruta Contabilidad: Opciones, B. Auditoría Contable, 7. Re-indexar Tablas  –  Ruta Inventario: Opciones, B. Auditoría General, G. Re-indexar Tablas); este proceso elimina todos los archivos de índices y los genera nuevamente para su uso adecuado.

Validar documentos descuadrados

En el módulo de contabilidad, Menú de Informes, Opción 9 (validaciones), Seleccionamos el mes a validar, Opción Pantalla y se  relacionarán todos los documentos elaborados en el mes.  El tipo de documento que se muestre subrayado y a su vez se active de color rojo, significa que allí se encuentra un documento descuadrado; al dar click sobre el nombre del documento, se mostrará exactamente los números de consecutivos o documentos, que se encuentren descuadrados, para proceder a recorrerlos u organizarlos por la opción de movimiento, hasta tanto al generar nuevamente esta auditoría, no se presente ningún nombre de documento subrayado y en rojo.